Open Intranet
Intranet-Anforderungen
Ihre Organisation
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Open Intranet · Intranet-Anforderungen
1. Geschäftsziele
Das neue Intranet soll einen zentralen, verlässlichen Ort für Kommunikation, Wissen und tägliche Mitarbeiterservices schaffen.
- Wichtige Informationen auffindbar machen, ohne ihren Speicherort kennen zu müssen.
- Verstreute interne Kommunikation in einem gesteuerten Kanal bündeln.
- Aktuelle, verlässliche Dokumente bereitstellen und veraltete Dubletten entfernen.
- Wissen aus getrennten Systemen miteinander verbinden.
- Die richtige Person, das richtige Team oder Fachwissen schnell auffindbar machen.
- Eine verlässliche Quelle für Richtlinien und Verfahren schaffen.
- Neuen Mitarbeitenden einen einheitlichen Startpunkt für das Onboarding geben.
- Die Kenntnisnahme kritischer Mitteilungen nachweisbar machen.
- Gesteuertes Unternehmenswissen für sichere KI-Suche und Antworten vorbereiten.
- Alternativen zum SharePoint-Ansatz bewerten, ohne nötige Integrationen zu verlieren.
- Mitarbeitende ohne festen Firmencomputer erreichen.
- Weitere im Discovery-Prozess erkannte Geschäftsanforderungen abdecken.
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2. Nutzer und Standorte
- Mitarbeitende
- Standorte
- Länder
Sprachen
- Englisch
- Deutsch
- Französisch
- Polnisch
- Spanisch
- Italienisch
- Niederländisch
- Tschechisch
- Ukrainisch
- Arabisch
Belegschaft
- Büromitarbeitende
- Remote-Mitarbeitende
- Mitarbeitende im direkten Kundenkontakt
- Produktion oder Lager
- Außendienst
Organisationsstruktur
Ein UnternehmenEine Gruppe mit mehreren UnternehmenNoch nicht entschieden
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3. Funktionale Anforderungen
MUSS
- F-01Unternehmensnachrichten
- F-02Abteilungs- oder Standortnachrichten
- F-03Mitteilungen mit Lesebestätigung
- F-04Veranstaltungen und Kalender
- F-05Benachrichtigungen (E-Mail, Push, In-App)
- F-06Wissensdatenbank
- F-07Versionierte Richtlinien und Verfahren
- F-08Volltextsuche über alle Inhalte
- F-09KI-Assistent mit Antworten aus Unternehmensinhalten
- F-10Häufig gestellte Fragen
- F-11Mitarbeiterverzeichnis mit Telefon und E-Mail
- F-12Mitarbeiterprofile
- F-13Organigramm
- F-14Suche nach Fähigkeiten und Fachwissen
- F-15Dokumentenbibliothek mit Ordnern
- F-16Dokumentenrechte pro Abteilung
- F-17Dokumentversionierung
- F-18Freigabeprozess für Dokumente
- F-19Interne Formulare und Anfragen
- F-20Umfragen und Abstimmungen
- F-21Kommentare und Reaktionen
- F-22Gruppen oder Communities
Keine Auswahl
SOLL
- F-01Unternehmensnachrichten
- F-02Abteilungs- oder Standortnachrichten
- F-03Mitteilungen mit Lesebestätigung
- F-04Veranstaltungen und Kalender
- F-05Benachrichtigungen (E-Mail, Push, In-App)
- F-06Wissensdatenbank
- F-07Versionierte Richtlinien und Verfahren
- F-08Volltextsuche über alle Inhalte
- F-09KI-Assistent mit Antworten aus Unternehmensinhalten
- F-10Häufig gestellte Fragen
- F-11Mitarbeiterverzeichnis mit Telefon und E-Mail
- F-12Mitarbeiterprofile
- F-13Organigramm
- F-14Suche nach Fähigkeiten und Fachwissen
- F-15Dokumentenbibliothek mit Ordnern
- F-16Dokumentenrechte pro Abteilung
- F-17Dokumentversionierung
- F-18Freigabeprozess für Dokumente
- F-19Interne Formulare und Anfragen
- F-20Umfragen und Abstimmungen
- F-21Kommentare und Reaktionen
- F-22Gruppen oder Communities
Keine Auswahl
KANN
Keine Auswahl
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4. Integrationen
Systeme
- Microsoft 365
- Microsoft Entra ID
- Google Workspace
- Active Directory / LDAP
- HR-System
- CRM
- ERP
- Jira
- Slack
- Microsoft Teams
- Andere
Single Sign-on
Ja, erforderlichWünschenswertNeinNicht sicher
HR-Datensynchronisation
Ja, vollständigNur AnmeldungManuell ist ausreichendNicht sicher
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5. Sicherheit und Hosting
Hosting
Anbieter-Cloud ist in OrdnungEU-Cloud erforderlichUnser eigenes Cloud-KontoPrivate CloudOn-Premise auf unseren ServernNoch nicht entschieden
Netzzugriff
JaNur internes Netz oder VPNTeilweise öffentlich, teilweise intern
Compliance
- DSGVO
- ISO 27001
- SOC 2
- HIPAA
- Datenresidenz
- Audit-Protokolle
- Externer Sicherheitsaudit
- Keine bekannten
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6. Implementierung
Zieltermin
So schnell wie möglichInnerhalb von 3 Monaten3–6 Monate6–12 MonateMehr als 12 MonateNur Recherche
Budget
Noch nichtUnter 25.000 €25.000–50.000 €50.000–100.000 €100.000 €+Keine Angabe
Supportmodell
Wir installieren und betreiben selbstHilfe beim Setup, danach übernehmen wirVollständig vom Anbieter betriebenNoch nicht sicher
Inhaltsmigration
JaNur die wichtigsten InhalteNein, NeustartNicht sicher
Beteiligte
- HR
- Interne Kommunikation
- IT
- Management
- Einkauf
- Andere
7. Checkliste zur Anbieterbewertung
- Welche MUSS-Anforderungen sind standardmäßig verfügbar?
- Welche benötigen Konfiguration oder individuelle Entwicklung?
- Wie hoch sind die Gesamtkosten über drei Jahre einschließlich Support und Upgrades?
- Was ist ausdrücklich nicht im Angebotspreis enthalten?
- Können wir bei Bedarf auf eigener Infrastruktur hosten?
- Was geschieht mit unseren Daten und Inhalten bei einem Anbieterwechsel?
- Wem gehören der Code und die bezahlten Anpassungen?
- Wie schnell reagieren Sie bei einem kritischen Ausfall?
- Wie und wie oft werden Sicherheitspatches ausgeliefert?
- Können Sie eine Referenz ähnlicher Größe und Branche nennen?
Dieser Teil handelt von uns
Open Intranet Übereinstimmung
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direkt verfügbar
0
benötigen Konfiguration
0
benötigen Integration oder individuelle Entwicklung
0
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