Intranet-TCO: SaaS vs. Open Source und die Kosten, die Käufer unterschätzen
Die meisten Intranet-Budgets basieren auf dem Preis, den ein Anbieter am ersten Tag nennt. Bei SaaS-Plattformen ist dieser Preis fast nie das, was Sie am Ende zahlen. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) eines Intranets zu verstehen heißt, hinter die Schlagzeilenzahl zu schauen: auf Hosting, Per-User-Lizenzierung, Tier-Upgrades, Add-ons und die jährlichen Preiserhöhungen, die im Vertrag stecken. Dieser Artikel vergleicht ein SaaS-Intranet mit Preis pro Nutzer mit einem Open-Source-Intranet, das Ihnen gehört — und zeigt, wo das SaaS-Modell still und leise 30 bis 40 Prozent (manchmal fast das Doppelte) über dem ursprünglichen Budget landet. Geschrieben für IT-Verantwortliche, CFOs und Einkaufsteams, die die echte Zahl verteidigen müssen.
In diesem Artikel:
- Warum sagt das SaaS-Angebot so wenig darüber, was Sie wirklich zahlen werden?
- Wie skaliert Per-User-Lizenzierung gegen Sie, wenn Sie wachsen?
- Die Tier-Falle: Warum der gewählte Plan nicht reichen wird
- Enterprise-Tier: intransparent, individuell und schmerzhaft bei der Verlängerung
- Wie stark steigen SaaS-Lizenzpreise jedes Jahr?
- Der Add-on-Aufschlag: Plugins, Integrationen und Services, die der Anbieter nicht mitliefert
- Die echte Zahl: Warum SaaS-TCO 30 bis 40 Prozent über dem Budget landet
- Wie verändert Open Source die Gleichung?
- Wie vergleichen Sie SaaS und Open Source ehrlich, bevor Sie unterschreiben?
Warum sagt das SaaS-Angebot so wenig darüber, was Sie wirklich zahlen werden?
Der SaaS-Preis in der Schlagzeile ist ein Einstiegspunkt, keine Lebenszeitkosten. Er spiegelt in der Regel ein Start-Tier, eine Start-Mitarbeiterzahl und ein Startjahr wider. Alles, was sich danach bewegt (Nutzerwachstum, Tier-Grenzen, Add-ons und vertragliche jährliche Erhöhungen), liegt außerhalb des ersten Angebots — genau deshalb wirkt das erste Angebot so beruhigend.
Ein besserer Rahmen ist einfach: Rechnen Sie jede wiederkehrende Kostenposition über einen Horizont von fünf bis zehn Jahren hoch, bevor Sie Optionen vergleichen. Dann kann sich ein niedriger monatlicher Preis pro Seat als der teuerste Weg über die Zeit entpuppen, weil er jedes einzelne Jahr wiederkehrt und steigt, während einmalige Aufbaukosten das nicht tun.
Wie skaliert Per-User-Lizenzierung gegen Sie, wenn Sie wachsen?
SaaS-Intranets berechnen pro Seat, Ihre Kosten steigen also automatisch mit jeder Neueinstellung. Es gibt keinen Nutzungsrabatt für die Menschen, die sich kaum einloggen. Bei 1.000 Mitarbeitenden zahlen Sie für 1.000 Seats — egal ob täglich oder zweimal im Quartal genutzt.
Seat-Minima können Sie zudem über Ihren echten Bedarf drücken. Monday.com etwa verlangt inzwischen mindestens 25 Seats im Enterprise-Plan, ein kleineres Team zahlt also für Kapazität, die es nicht nutzt. Zoomen Sie heraus, wird die Größenordnung offensichtlich: Organisationen geben über ihren gesamten Stack hinweg grob 7.900 bis 9.100 USD pro Mitarbeitendem und Jahr für SaaS aus. Jeder Seat, den Sie einem Intranet hinzufügen, speist diese Zahl.
Open Source dreht das um. Zusätzliche Nutzer bedeuten keine zusätzliche Lizenzgebühr — wachsende Mitarbeiterzahlen lassen Ihre Intranet-Rechnung nicht automatisch wachsen.
Die Tier-Falle: Warum der gewählte Plan nicht reichen wird
Der Mittelklasse-Plan, der ins Budget passte, enthält selten alle Funktionen, die Sie tatsächlich brauchen. Erweiterte Suche, Analytics, Single Sign-on und Governance-Kontrollen liegen meist in einem höheren Tier. Sie unterschreiben für den mittleren Plan, rollen das Intranet aus — und entdecken dann die Lücke.
Und hier wird es schmerzhaft: Ein Tier-Upgrade gilt für alle Nutzer auf einmal, die Kosten vervielfachen sich also über Nacht. Effektive Kostensprünge sind real. Eine Verlängerungserhöhung von 7 Prozent kombiniert mit Feature-Grenzen, die Add-ons erzwingen, kann Ihre effektiven Kosten um 15 bis 25 Prozent nach oben treiben. Und die Lücke finden Sie in der Regel nach der Einführung — wenn ein Wechsel am schwersten ist und Ihre Verhandlungsposition am schwächsten.
Enterprise-Tier: intransparent, individuell und schmerzhaft bei der Verlängerung
Das oberste „Enterprise”-Tier verzichtet meist komplett auf eine öffentliche Preisliste und wechselt zu „Vertrieb kontaktieren”. Preise werden hinter verschlossenen Türen verhandelt — zwei ähnliche Organisationen können also sehr unterschiedliche Beträge für dasselbe Produkt zahlen.
Individuelle Funktionen, Premium-Support und verpflichtende Services werden zu einer einzigen intransparenten Zahl gebündelt, die sich kaum benchmarken lässt. Verlängerungen werden dann zu einer zähen Verhandlung, in der der Anbieter am längeren Hebel sitzt und Ihre Wechselkosten am höchsten sind. Diese Intransparenz ist gewollt und weit verbreitet: 60 Prozent der Anbieter verschleiern ihre Preiserhöhungen, was Budgetplanung und Vergleiche für den Einkauf schwer macht. Das Ergebnis ist eine Kostenkategorie, die Sie nicht zuverlässig prognostizieren können — das Gegenteil dessen, was ein CFO in einem Mehrjahresmodell will.
Wie stark steigen SaaS-Lizenzpreise jedes Jahr?
SaaS-Verträge enthalten üblicherweise jährliche Preiserhöhungen, die sich über die Vertragslaufzeit aufzinsen. Und diese Erhöhungen laufen der allgemeinen Inflation weit davon. Unabhängige Quellen beziffern die jährliche SaaS-Inflation auf grob 8 bis 15 Prozent, gegenüber einer allgemeinen G7-Inflation von rund 2,7 bis 2,8 Prozent:
- SaaStr berichtet etwa 8,7 Prozent im Jahresvergleich — fast das Fünffache der G7-Rate.
- Ein von Zylo zitierter Gartner-Analyst nennt 10 bis 20 Prozent für 2025, bei einem IT-Budget-Wachstum von 2,8 Prozent.
- SoftwareSeni berichtet 11 bis 12 Prozent jährlich — drei Jahre in Folge.
- CloudNuro sieht im Schnitt 5 bis 15 Prozent, einzelne Anbieter bei 20 bis 30 Prozent oder mehr.
Obendrein waren 79 Prozent der IT-Verantwortlichen in den letzten 12 Monaten mit einer SaaS-Preiserhöhung bei der Verlängerung konfrontiert. Ein durchgerechnetes Beispiel macht den Zinseszinseffekt greifbar: Bei konservativen 10 Prozent jährlicher Erhöhung liegt ein Preis pro Seat nach fünf Jahren beim rund 1,6-Fachen und nach zehn Jahren beim 2,6-Fachen — noch vor jeder Tier- oder Add-on-Änderung. Sobald Ihre Organisation von der Plattform abhängt, liegt der Verlängerungshebel fest beim Anbieter.
Der Add-on-Aufschlag: Plugins, Integrationen und Services, die der Anbieter nicht mitliefert
Mit der Zeit tauchen Bedarfe auf, die die Basisplattform nicht abdeckt. Marketplace-Plugins, zusätzliche Konnektoren und ergänzende Services bringen jeweils eigene wiederkehrende Gebühren mit — jede davon eine weitere Position, die skaliert und sich verlängert, statt einmalig anzufallen.
Auch Ökosystem-Lock-in treibt die Rechnung. Die Migration von Atlassian Data Center in die Cloud kostet im Schnitt etwa 28 Prozent mehr. Achten Sie außerdem auf verbrauchsabhängige Gebühren, verpflichtende Support-Kosten, Aufschläge für monatliche Abrechnung und die Seat-Minima, die auf das Abo aufgeschichtet werden. Nichts davon steht im freundlichen ersten Angebot — auf der Rechnung steht es alles.
Die echte Zahl: Warum SaaS-TCO 30 bis 40 Prozent über dem Budget landet
Stapeln Sie die Effekte nun übereinander: Nutzerwachstum, erzwungene Tier-Upgrades, intransparente Enterprise-Preise, jährliche Inflation von 8 bis 15 Prozent und wiederkehrende Add-ons. Das übliche Ergebnis: Die realen Kosten nach der Einführung liegen mindestens 30 bis 40 Prozent über dem Plan. Über eine volle Vertragslaufzeit kann sich die Summe dem Doppelten der ursprünglichen Schätzung nähern, weil diese Kosten jedes Jahr wiederkehren und weiter steigen.
Um es klar zu sagen: Das ist eine modellierte Projektion auf Basis der oben belegten Inflations- und Add-on-Zahlen, keine einzelne veröffentlichte Statistik. Der Punkt ist struktureller Natur: Die Lücke wächst mit der Zeit — genau das macht sie bei Vertragsabschluss so leicht zu unterschätzen.
Wie verändert Open Source die Gleichung?
Open Source verändert die Form der Kostenkurve. Es gibt keine Lizenzgebühren pro Seat, die Kosten skalieren also nicht automatisch mit der Mitarbeiterzahl. Wenn Sie mehr brauchen, lässt sich Funktionalität passgenau anpassen und erweitern, statt ein Tier-Upgrade für alle Nutzer auf einmal zu erzwingen.
Neue Fähigkeiten werden einmal gebaut — als einmalige Kosten, nicht als Pro-Nutzer-Gebühr, die jahrelang monatlich anfällt. Die Preise sind transparent: Sie besitzen den Code und zahlen für echte Arbeit, nicht für eine hinter verschlossenen Türen verhandelte Enterprise-Zahl. Ihre Betriebskosten bleiben unter Ihrer Kontrolle, weil kein Anbieter bei der Verlängerung einseitig die Preise anheben kann. Code, Daten und Hosting gehören vollständig Ihnen — gestützt vom breiten Drupal-Ökosystem.
Das ist das Modell hinter Open Intranet, gebaut auf Drupal 11. Weil es keine Lizenzen pro Seat und keine erzwungenen Tier-Sprünge gibt, bleibt die Lebenszeitzahl planbar — und die wiederkehrende Position in Ihrem Budget ist Hosting plus die Wartung, die Sie wählen, kein eskalierendes Abo, das Sie nicht prognostizieren können.
Wie vergleichen Sie SaaS und Open Source ehrlich, bevor Sie unterschreiben?
Modellieren Sie beide Optionen über denselben Horizont von fünf bis zehn Jahren, nicht über den ersten Monat. Arbeiten Sie dann die Details durch, die die echte Zahl entscheiden:
- Fragen Sie den SaaS-Anbieter nach der voll beladenen Zahl: Tiers, Enterprise-Angebote, Add-ons und vertragliche jährliche Erhöhungen.
- Bestehen Sie auf einer Preisdeckel-Klausel und prüfen Sie, welche Erhöhungsobergrenze der Anbieter schriftlich zusagt.
- Lassen Sie Enterprise-Preise und Verlängerungskonditionen jetzt dokumentieren — nicht einer künftigen Verhandlung überlassen.
- Trennen Sie einmalige Aufbaukosten von wiederkehrenden Pro-Nutzer-Kosten, damit der Vergleich fair bleibt.
- Benennen Sie Verantwortliche für die Funktionalität, die Sie später brauchen werden, und bepreisen Sie sie in beiden Modellen.
- Aktualisieren Sie das Modell, wenn sich Mitarbeiterzahl und Funktionen ändern, damit die Projektion ehrlich bleibt.
Machen Sie das einmal sorgfältig, und die Gesamtbetriebskosten des Intranets hören auf, eine Überraschung zu sein — und werden zu einer Zahl, die Sie verteidigen können.
Bereit anzufangen?
Wenn Sie die echten Zahlen nebeneinander sehen wollen, helfen wir Ihnen, ein realistisches TCO-Modell über fünf bis zehn Jahre zu bauen: SaaS-Intranet gegen ein Open Intranet auf Drupal 11 — ohne Druck, sich festzulegen. Es ist der klarste Weg zu sehen, wie Open Source wiederkehrende Pro-Nutzer-Gebühren in planbare, eigene Kosten verwandelt. Melden Sie sich bei Droptica, und wir rechnen es gemeinsam durch.
